Las comidas en reuniones y eventos: breve guía para secretarios/as de dirección

Una de las funciones habituales de las secretarias de dirección y/o asistentes ejecutivas es la de encargar un cátering o reservar un restaurante. Los motivos para ello son muy variados, por ejemplo:

1) Ofrecer un tentempié durante el descanso de un evento o reunión (suelen ser bebidas calientes como té y café, zumos, bollería, fruta… incluso también opciones saladas para picar como canapés, tartaletas, mini-sándwiches…).

2) Una reunión (p. ej. Consejo de administración, reunión de comerciales…) se ha alargado más de lo previsto y se ha hecho la hora de comer. En lugar de ir a un restaurante y romper el ritmo de trabajo, se encarga la comida

3) Se acude a un restaurante (desayuno/comida/cena) para reunirse con clientes.

4) Se organiza un evento que dura un día o más y la empresa se encarga de planificar las comidas para todos (o algunos de) los asistentes.

En situaciones como las planteadas en los ejemplos 1 y 2, si se dispone de presupuesto (generalmente, en grandes empresas) y se encuentran opciones atractivas, se contratan los servicios de una empresa de cátering. Por supuesto, otro requisito fundamental es el tiempo. A la empresa del cátering se la debe avisar con cierto tiempo de antelación (1-2 días).

Si no se dispone de presupuesto o ha surgido un imprevisto y no es posible contratar a un cátering, debemos ser nosotras/os los que aprovisionemos al evento. Mi consejo es tener varios sitios seleccionados de antemano, intentando que estén cerca de la empresa. Sitios en los que hayas probado los productos previamente. Es más, nunca viene mal presentarte y comentar cómo tienes previsto, si es posible, utilizar sus servicios. Para tentempiés, almuerzos y comidas de la clase “de picar” o “finger food” estoy pensando en locales del tipo panaderías que ofrecen bollería, canapés, tartaletas, mini-sándwiches... Aquí en Valencia, en estas panaderías suelen hacer también cocas de verduras, como las de tomate y pimientos, una opción parecida a la pizza que, en mi opinión, está muy bien. 

En cualquier caso (reserva restaurante, cátering, comprar nosotras/os), siempre es necesario tener en cuenta que nuestros futuros comensales (público del evento, clientes, nuestro jefe, nuestros compañeros…) pueden requerir una dieta especial, por varios motivos:

• Religiosos.
• Opción personal (p. ej. vegetarianos o veganos).
• Intolerancias o alergias (p. ej. celiacos, intolerantes a la lactosa…).

Pensando cómo cuadrar
un menú...

Puede parecer sencillo, pero por experiencia puedo decir que dar de comer a un grupo de 10 personas puede llegar a ser bastante complicado.

Por ello, una condición esencial para tener éxito es averiguar las necesidades específicas de nuestros futuros comensales. Se me ocurren dos vías:

• Se puede consultar a la secretaria/asistente correspondiente (del cliente, del directivo…).
• En la convocatoria (e-mail) del evento se puede incluir una línea para solicitar amablemente que se nos avise acerca de las necesidades específicas del invitado respecto a la comida. 

Idealmente, iremos elaborando una base de datos con esta clase de información. No obstante, siempre será necesario comprobar su validez. Por ejemplo, puede que de forma temporal alguien tenga intolerancia a un determinado alimento.

Una vez conocemos las restricciones a las que tenemos que hacer frente, según la opción que hayamos elegido tendremos que:

• Comunicarlas al restaurante/empresa del cátering y asegurarnos personalmente de que el menú de nuestro comensal es válido o de que el surtido ofrecido por el cátering ofrece opciones acertadas.

Sobre este punto, conviene insistir varias veces a nuestro interlocutor. Por ejemplo, llamar unos días antes del evento y el día previo. Más vale resultar una pesada y tener éxito que llegar al evento/comida y averiguar que uno de los comensales se tiene que quedar en ayunas. Si es un evento con clientes… puedes imaginarte la mala impresión que se llevarían.

• Otra opción, diseñar una misma el menú y comprar los productos una misma.

En general, cuando se trata de opciones vegetarianas no suele haber problema ya que es una opción bastante popular. Es más, en tentempiés y comidas para breaks, creo que siempre es aconsejable que haya por lo menos una opción vegetariana. Con las opciones veganas resulta algo más complicado, no tanto en menú-restaurante sino en tentempiés del tipo picar. La razón es que las bases de tartaletas y similares suelen llevar mantequilla, huevos y/o leche. La bollería también suele llevar estos ingredientes, por no hablar de la que incluye manteca animal (que suele ser de cerdo y, por tanto, no está permitida tampoco para musulmanes, judíos, budistas e hinduistas). Por eso decía previamente que me gustaba la opción de las cocas valencianas, puesto que la base es vegana (agua, harina, sal y levadura) y sólo tienes que asegurarte que la cobertura es vegetal. 

Si has llegado hasta aquí, te podrás imaginar que una buena secretaria de dirección debe tener unos conocimientos “operativos” respecto a las distintas religiones. Es algo que me apasiona de esta profesión, debes ser una persona curiosa, con cultura general y utilizar tus conocimientos para cuidar hasta el último detalle.

Para finalizar este post, me gustaría compartir las “chuletas” que utilizo para organizarme. A continuación, he incluido una tabla-resumen con las principales restricciones según algunas religiones y opciones alimentarias:

En realidad, el original es una tabla en Excel. Esta opción me resulta más cómoda, puesto que utilizo los filtros (Datos>Filtros) en la primera fila y selecciono la religión/opción que me interesa. De este modo, sólo veo las restricciones que me afectan en cada momento.


El documento Excel está disponible aquí: 

Complementariamente, es interesante tener controlado cuándo se celebran algunas celebraciones religiosas. Una herramienta útil son los calendarios de festividades religiosas que puedes aplicar en tus calendarios de google calendar. No obstante, a mí me parece que tenerlos siempre activados añade mucho ruido. Son varias religiones y si, además, sumas las festividades de los países con los que trabajas habitualmente… las celdas de la aplicación se llenan demasiado.

Por ese motivo, me parece muy útil tener a mano el calendario que la Fundación Pluralismo y Convivencia publica anualmente (disponible aquí). Se trata de un calendario que incluye las festividades de 12 religiones y, además, las festividades de las distintas comunidades autónomas.

En mi caso, sobre todo me interesa conocer cuándo una festividad supone una dieta concreta. Por ello, tengo apuntadas las siguientes celebraciones:

Un último apunte final. La religión de una persona es una información privada y, por tanto, nuestra actitud siempre debe ser respetuosa y discreta. Es más recomendable preguntar por la necesidad de dietas especiales o por intolerancias alimentarias. En general, la gente suele ser cooperativa y agradece un trato personalizado. Es más, aquellos con intolerancias/preferencias poco comunes o muy restrictivas suelen ser conscientes del tiempo que requiere atenderles satisfactoriamente y lo suelen tener en cuenta.

¿Y tú? ¿Utilizas otras herramientas y/o trucos para organizar esta clase de actividades? ¿Tienes alguna anécdota interesante que desees compartir?