Guía básica para presentaciones y contacto en el ámbito profesional: Arabia Saudí, China, India, Rusia, Turquía, Japón y Estados Unidos

La idea más acertada para introducir esta entrada relativa al protocolo en las presentaciones y contacto en el ámbito profesional, la sintetizó perfectamente el influyente empresario estadounidense Jim Rohn al afirmar que:

“Para tener éxito no tienes que hacer cosas extraordinarias. Haz cosas ordinarias extraordinariamente bien.”

Efectivamente, algo tan “ordinario” como la forma en la que nos expresamos al presentarnos a nosotros mismos y/o a nuestra empresa es fundamental para causar una buena impresión y poder establecer una relación duradera con nuestros clientes y colaboradores. 

¿Cómo realizo el contacto inicial? ¿Por teléfono, correo electrónico, a través de una tercera persona? ¿Con cuánta antelación? ¿Cómo saludo a mi interlocutor? ¿Le doy la mano? ¿A cuánta distancia debo mantenerme? ¿Debo comportarme de forma diferente si trato con una mujer? Si hay varios interlocutores ¿en qué orden me dirijo a ellos? ¿Qué debe incluir mi tarjeta? ¿Cómo la entrego? ¿Un pequeño regalo será bien recibido?

Cómo entregar la tarjeta en Japón.
Blog Tarjetas de visita

Como muchos habréis adelantado, la respuesta a estas cuestiones depende del país de nuestro interlocutor. Por ejemplo, no es lo mismo si se trata de un cliente de Arabia Saudí, de China, de Rusia o de Estados Unidos. De este modo, una tarea fundamental es anticiparnos y averiguar qué es lo correcto de acuerdo con la cultura de nuestro interlocutor. Con ello:

• Mostraremos nuestro interés en el cliente/colaborador. Este último comprobará que nos hemos tomado tiempo para preparar nuestro encuentro.
• Daremos la impresión de ser corteses y atentos, además de ser capaces de relacionarnos en un mundo cada vez más globalizado.
• Evitaremos el riesgo de ofender a nuestro interlocutor y de realizar acciones inapropiadas o que den lugar a malentendidos.

En resumen, lograremos un buen comienzo para lo que deseamos sea una historia de colaboración larga y fructuosa.

El saludo en Japón.
Blog Viajando por Japón

Por este motivo, he elaborado una ficha que contiene un breve guía protocolaria para los siguientes países: Arabia Saudí, China, India, Rusia, Turquía, Japón y Estados Unidos. En ella se encuentran las respuestas a todas las preguntas que encabezan esta entrada.





La estructura de cada ficha es la siguiente:

• Nombre país.
• Información general.
• El saludo (distinción según el sexo del interlocutor).
• La tarjeta de negocios.
• El primer contacto.
• Regalos.
• Otros.

Las fuentes que he utilizado son:

• La ficha de cada país elaborada por la embajada española correspondiente. Contiene información sobre: las características generales del país, geografía, indicadores sociales, estructura del Producto Interior Bruto, coyuntura económica, comercio exterior, distribución del comercio por países, distribución del comercio por productos, inversiones por países, actualidad política interior, política exterior, relaciones bilaterales con España (diplomáticas, económicas, cooperación, relación de visitas, relación de declaraciones, tratados y acuerdos firmados, datos de la representación). Está disponible en la página web de la embajada correspondiente.
• El tradePortal del banco Santander (https://es.portal.santandertrade.com). En concreto, información de la sección “Establecerse en el extranjero”. Una vez seleccionado el país de interés (buscador en la parte superior izquierda), nos interesa principalmente el apartado de “Práctica de negocio”.
• La guía de países publicada por la Agencia Central de Inteligencia de Estados Unidos (más conocida por sus siglas inglesas: CIA) o The World Factbook (https://www.cia.gov/library/publications/the-world-factbook). Una guía muy completa y actualizada que abarca temas como geografía, gente y sociedad, gobierno, economía, energía, comunicaciones, transporte, seguridad, terrorismo y asuntos transnacionales.
• El portal Protocolo&Etiqueta (www.protocolo.org). Su buscador es muy eficaz y tiene entradas específicas sobre el saludo, presentaciones y relaciones de negocios para muchos países.

También son interesantes:

• La guía básica de idiomas de la bbc, que incluye el árabe, chino, hindi, japonés, etc. (http://www.bbc.co.uk/languages/guide).
• El indicador Doing Business del Banco Mundial (www.doingbusiness.org). Con una metodología sólida, este indicador ofrece información comparable sobre: apertura de un negocio, manejo de permisos de conducción, obtención de electricidad, registro de propiedades, obtención de crédito, protección de las minorías, pago de impuestos, comercio transfronterizo, cumplimiento de contratos (enforcing contracts), resolución de la insolvencia, regulación del mercado de trabajo.

¡Espero que las fichas os resulten útiles! En todo caso, como regla general siempre conviene ser observador, fijarnos en cómo actúan nuestros anfitriones y proceder acordemente.